Elektronische Rechnungen nach Standard

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) vereint menschenlesbare PDF-Rechnungen mit maschinenlesbaren XML-Daten in einer einzigen Datei. Mit dem ZUGFeRD-Paket in Nuxbe erstellen und verarbeiten Sie elektronische Rechnungen, die beide Anforderungen nahtlos erfüllen.

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Mit Nuxbe sind Sie bestens vorbereitet - nicht nur für die deutsche Regelung, sondern auch für die EU-weiten E-Invoicing-Anforderungen wie XRechnung und Peppol.

Automatische ZUGFeRD-konforme PDF-Erstellung

Jede Rechnung wird automatisch als hybride ZUGFeRD-PDF generiert: visuell ansprechend für den menschlichen Empfänger und gleichzeitig mit eingebetteten XML-Daten für die automatische Verarbeitung. Sie müssen nichts an Ihrem Rechnungsprozess ändern - die ZUGFeRD-Konformität geschieht im Hintergrund.

Eingangsrechnungsverarbeitung

Empfangene ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und die strukturierten Daten direkt in Ihr System übernommen. Rechnungsbeträge, Steuersätze, Bankverbindungen und Positionen werden ohne manuelles Abtippen erfasst - das reduziert Fehler und beschleunigt die Rechnungsprüfung erheblich.

PDF/A-3 als Archivformat

Die erzeugte Rechnung ist ein PDF/A-3 Dokument, also ein Format für die langfristige Aufbewahrung, das die XML-Datei als Anhang mitführt. Nuxbe wandelt das gerenderte Rechnungs-PDF dafür über Ghostscript um und bettet das Farbprofil ein, das die Norm verlangt. Der Empfänger merkt davon nichts und öffnet weiterhin ein gewöhnliches PDF.

In der Praxis

Wo das Paket im Tagesgeschäft greift

Ausgangsrechnungen ohne Zusatzschritt

Sobald die Rechnung als PDF am Auftrag liegt, baut Nuxbe die strukturierten Daten aus Positionen, Steuersätzen, Währung und Bankverbindung auf und legt sie in das Dokument hinein. Wer eine Rechnung schreibt, merkt vom Standard nichts.

Eingangsrechnungen ohne Abtippen

Kommt eine E-Rechnung als PDF oder als reine XML-Datei herein, liest Nuxbe Lieferant, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN, Positionen und Steuersätze heraus und legt daraus die Eingangsrechnung an. Kontakte und Artikel werden über Nummer oder EAN zugeordnet. Ein Befehl zieht auch die Belege nach, die schon vor der Installation im System lagen.

Wiederkehrende Rechnungen abhaken

Trifft der Bruttobetrag einer eingelesenen Rechnung genau eine offene Rate einer Abo-Eingangsrechnung, schließt Nuxbe diese Rate auf Wunsch selbst ab. Bei jeder Abweichung bleibt die Rate offen und wartet auf eine Entscheidung.

Einrichtung

Zwei Schalter und ein Programm auf dem Server

Zwei Schalter entscheiden, was passiert: einer für die Umwandlung nach PDF/A, einer für das Einbetten der ZUGFeRD-Daten. Beide sind ab Werk aktiv. In der Konfiguration steht außerdem, welches Modell und welche Dokumentensammlung betroffen sind, voreingestellt der Auftrag und seine Rechnungen.

Für die Umwandlung nach PDF/A braucht der Server Ghostscript. Das ist die einzige Abhängigkeit außerhalb von PHP. Ohne sie entsteht weiterhin eine Rechnung mit angehängter XML, aber kein normgerechtes Archivformat.

Ob eine passende Abo-Rate automatisch abgeschlossen wird, ist eine einzelne Einstellung in der Oberfläche. Alles Übrige richtet sich nach Daten, die ohnehin gepflegt sind: Steuersätze, Währung, Bankverbindung und die Adresse des Mandanten.

Voraussetzungen

Ghostscript auf dem Server für PDF/A
Ein Rechnungs-PDF in der dafür vorgesehenen Dokumentensammlung
Gepflegte Steuersätze und eine Bankverbindung am Mandanten
Artikelnummern oder EAN für die Zuordnung eingehender Positionen
Für das automatische Abhaken eine Abo-Eingangsrechnung mit offener Rate

Grenzen

Grenzen des Pakets

Erzeugt wird ausschließlich das Profil XRechnung 3. Die schlankeren ZUGFeRD-Profile schreibt Nuxbe nicht, und einzelne Felder, die nur das Profil Extended kennt, bleiben leer. Für den deutschen und europäischen Rechnungsverkehr reicht das Profil, für Sonderfälle aus dem Extended-Umfeld nicht.

Das Paket erzeugt und liest Dateien, es versendet sie nicht. Wer über das Peppol-Netz zustellen muss, braucht dafür einen eigenen Zugangspunkt. Der Versand per Mail und die Bereitstellung im Portal bleiben der übliche Weg.

Eingelesen wird nur, was tatsächlich strukturierte Daten mitbringt. Ein eingescanntes oder rein gestaltetes PDF wird nicht ausgewertet, eine Texterkennung gehört nicht zum Paket. Bleibt die Zuordnung eines Artikels oder Kontakts mehrdeutig, bleibt das Feld leer, statt geraten zu werden.

Alle Pakete inklusive

Alle Premium-Pakete sind in der Nuxbe Lizenz enthalten. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Kontakt

ZUGFeRD E-Invoicing