Auftragsmanagement
Kompletter Verkaufsworkflow vom Angebot bis zur Rechnung in einem System
KontaktTransform Your Order Processing
Die Verwaltung des kompletten Verkaufsdokument-Lebenszyklus ist einer der kritischsten Prozesse in jedem Unternehmen. Das Nuxbe Auftragsmanagement-Modul verwandelt diesen komplexen Workflow in einen optimierten, effizienten Prozess, der Zeit spart, Fehler reduziert und die Kundenzufriedenheit verbessert. Von dem Moment, in dem eine Verkaufschance zu einem Angebot wird, bis zur finalen Rechnung und Zahlung wird jeder Schritt innerhalb eines einzigen, integrierten Systems verwaltet, das Konsistenz und Professionalität über alle Kundenkontaktpunkte hinweg sicherstellt.
Traditionelles Auftragsmanagement beinhaltet oft das Jonglieren mit mehreren unverbundenen Systemen, manuelles Übertragen von Daten zwischen Dokumenten und Schwierigkeiten bei der Versionskontrolle. Nuxbe eliminiert diese Schmerzpunkte durch Bereitstellung einer einheitlichen Plattform, auf der Angebote nahtlos in Aufträge umgewandelt werden, Aufträge Lieferscheine generieren und Rechnungen automatisch mit allen korrekten Daten erstellt werden. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit – sie eliminiert praktisch die Transkriptionsfehler, die manuelle Prozesse plagen und Kundenbeziehungen beschädigen.
Die Flexibilität des Systems ermöglicht es Ihnen, es an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anzupassen und gleichzeitig die Effizienz der Automatisierung beizubehalten. Ob Sie Dokumentenvorlagen anpassen, mehrstufige Genehmigungsworkflows implementieren oder mit externen Systemen wie Zahlungsabwicklern und Versandanbietern integrieren müssen – das Auftragsmanagement-Modul bietet die Grundlage für den Aufbau Ihres idealen Verkaufsprozesses. Es skaliert mühelos von kleinen Unternehmen, die einige wenige Aufträge pro Tag verarbeiten, bis zu Großunternehmen, die Tausende von Transaktionen über mehrere Standorte und Währungen hinweg abwickeln.
Hauptfunktionen
Powerful tools designed to streamline your order workflow
Kompletter Dokumenten-Workflow
Das Herzstück des Auftragsmanagement-Moduls ist sein umfassender Dokumenten-Workflow, der jeden Verkauf vom ersten Angebot bis zur finalen Rechnungsstellung leitet. Wenn Sie ein Angebot erstellen, werden alle relevanten Informationen – Kundendetails, Produktspezifikationen, Preise, Bedingungen und Konditionen – in einem strukturierten Format erfasst. Mit einem einzigen Klick kann dieses Angebot in einen Auftrag umgewandelt werden, wobei automatisch alle Informationen übernommen werden, während Status aktualisiert, neue Dokumentennummern generiert und konfigurierte Automatisierungsregeln ausgelöst werden.
Während der Auftrag fortschreitet, folgt die Generierung von Lieferscheinen und Rechnungen demselben nahtlosen Muster. Jeder Dokumententyp baut auf dem vorherigen auf und bewahrt die Datenintegrität, während notwendige Anpassungen in jeder Phase möglich sind. Müssen Sie einen Auftrag teilweise versenden? Das System verfolgt, was geliefert wurde und was noch aussteht, und generiert genaue Lieferscheine für jede Sendung. Wenn es Zeit für die Rechnungsstellung ist, können Sie für bestimmte Lieferungen abrechnen oder mehrere Sendungen in einer einzigen Rechnung kombinieren. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihr Dokumenten-Workflow zu Ihren tatsächlichen Geschäftsabläufen passt, nicht umgekehrt.
Intelligente Automatisierung
Die Automatisierung in Nuxbe geht weit über einfaches Vorlagen-Ausfüllen hinaus. Das System handhabt intelligent komplexe Geschäftslogik, wie die Berechnung von Mengenrabatten, die Anwendung kundenspezifischer Preisvereinbarungen, die Berechnung von Steuern basierend auf dem Lieferort und die Generierung sequenzieller Dokumentennummern gemäß Ihren Nummerierungsschemata. Wenn ein Auftrag bestätigt wird, kann das System automatisch Lagerbestände aktualisieren, die Beschaffung für auftragsbezogene Artikel auslösen, das Lagerteam benachrichtigen und Folgeaufgaben planen – alles ohne manuelle Intervention.
Die Integration der Zahlungsabwicklung bedeutet, dass wenn Kunden online bezahlen, ihre Rechnungen automatisch als bezahlt markiert werden, Abstimmungsbuchungen erstellt und Dankes-E-Mails versendet werden. Für wiederkehrende Aufträge oder abonnementbasierte Produkte kann das System Rechnungen automatisch nach Plan generieren und versenden. Dieses Maß an Automatisierung befreit Ihr Team von repetitiven Verwaltungsaufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf Beziehungsaufbau, Problemlösung und strategische Aktivitäten zu konzentrieren, die Ihr Geschäft tatsächlich wachsen lassen.
Professionelle PDF-Generierung
Jedes von Nuxbe generierte Dokument sieht professionell aus und spiegelt Ihre Markenidentität wider. Die PDF-Generierungs-Engine verwendet anpassbare Vorlagen, die Ihr Logo, Ihre Farben, Schriftarten und Layout-Präferenzen einbinden können. Aber über die Ästhetik hinaus enthalten diese PDFs alle Informationen, die Ihre Kunden benötigen: klare Produktbeschreibungen, genaue Preiskalkulationen, anwendbare Steuern, Zahlungsbedingungen und Versandinformationen. Rechtliche Anforderungen wie Steueridentifikationsnummern, Allgemeine Geschäftsbedingungen und Widerrufsbelehrungen werden automatisch basierend auf Dokumententyp und Jurisdiktion eingefügt.
Das System pflegt ein vollständiges Archiv jedes jemals generierten PDFs und stellt sicher, dass Sie historische Dokumente immer exakt so abrufen können, wie sie an Kunden versendet wurden. Dies ist entscheidend für Compliance, Streitbeilegung und Prüfungszwecke. Wenn sich Vorschriften ändern oder Sie Ihre Vorlagen aktualisieren, bleiben historische Dokumente unverändert – Sie können immer beweisen, was genau zu jedem Zeitpunkt an Kunden kommuniziert wurde. Die PDF-Generierung unterstützt auch mehrere Sprachen und wählt automatisch die passende Sprache basierend auf Kundenpräferenzen oder regionalen Einstellungen aus.
Globale Mehrwährungsunterstützung
Für international tätige Unternehmen kann die Verwaltung mehrerer Währungen komplex und fehleranfällig sein. Das Auftragsmanagement-Modul von Nuxbe handhabt Mehrwährungstransaktionen mit Leichtigkeit und ermöglicht es Ihnen, Angebote und Aufträge in jeder Währung zu erstellen, während eine genaue Buchhaltung in Ihrer Basiswährung aufrechterhalten wird. Wechselkurse können automatisch von Finanzdienstleistern abgerufen oder manuell eingegeben werden, mit vollständigen Prüfpfaden, die zeigen, welcher Kurs für jede Transaktion verwendet wurde und wann er angewendet wurde.
Das System stellt sicher, dass Währungsbeträge während des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus konsistent bleiben – wenn ein Angebot in Euro erstellt wird, behalten der resultierende Auftrag, die Lieferscheine und die Rechnungen dieselben Euro-Beträge bei und verhindern Verwirrung und Streitigkeiten. Hinter den Kulissen verfolgt das System sowohl die ursprünglichen Währungsbeträge als auch ihre Basiswährungs-Äquivalente für Buchhaltungszwecke. Dieses duale Währungs-Tracking bietet genaue Finanzberichterstattung bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung klarer Kommunikation mit internationalen Kunden in ihrer bevorzugten Währung.
Praxisbeispiele
Fertigungsunternehmen mit kundenspezifischen Aufträgen
Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen produziert kundenspezifische Maschinen, bei denen jeder Auftrag einzigartige Spezifikationen und Konfigurationen beinhaltet. Mit dem Auftragsmanagement-Modul von Nuxbe erstellt ihr Vertriebsteam detaillierte Angebote, die kundenspezifische Produktkonfigurationen, Engineering-Zeit, Materialien und Lieferpläne umfassen. Wenn ein Kunde das Angebot genehmigt, wird es mit einem einzigen Klick in einen Auftrag umgewandelt, wodurch automatisch die Engineering-Abteilung benachrichtigt wird, mit der Konstruktion zu beginnen, und die Beschaffung alarmiert wird, Komponenten mit langer Vorlaufzeit zu bestellen.
Während die Produktion fortschreitet, verfolgt das System Meilenstein-Abschlüsse und generiert Lieferscheine, wenn Ausrüstung versendet wird. Einige Projekte beinhalten mehrere Sendungen – zuerst die Hauptausrüstung, dann später Zubehör und Ersatzteile. Das flexible Rechnungssystem ermöglicht es ihnen, basierend auf Meilensteinen, bei Lieferung oder nach einem benutzerdefinierten Zeitplan abzurechnen, der mit ihren Zahlungsbedingungen übereinstimmt. Während des gesamten Prozesses haben sowohl das Vertriebsteam als auch der Kunde vollständige Transparenz über den Auftragsstatus, was Anfragen reduziert und Vertrauen in die Professionalität des Unternehmens aufbaut.
E-Commerce-Händler mit hohem Volumen
Ein Online-Händler verarbeitet täglich Hunderte von Bestellungen, wobei Kunden schnelle und genaue Erfüllung erwarten. Bestellungen fließen automatisch von ihrer E-Commerce-Plattform in Nuxbe, wo sie sofort für das Lagerteam sichtbar sind. Das System gruppiert Bestellungen nach Versandpriorität, generiert Kommissionierlisten, die für das Lagerlayout optimiert sind, und erstellt Versandetiketten über integrierte Spediteure. Während Artikel beim Kommissionieren und Verpacken gescannt werden, werden Lieferscheine automatisch mit Tracking-Informationen generiert.
Die Rechnungsstellung erfolgt automatisch beim Versand, wobei Kunden professionelle Rechnungen per E-Mail erhalten, die Bestelldetails, Tracking-Informationen und bequeme Zahlungsoptionen für Kunden enthalten, die beim Checkout Rechnungszahlung gewählt haben. Für Kunden, die online während des Kaufs bezahlt haben, gleicht das System Zahlungen automatisch ab und führt genaue Debitorenbuchhaltung. Wenn Retouren auftreten, handhabt das System Gutschriften mit derselben Effizienz und stellt Kundenzufriedenheit sicher, selbst wenn Dinge nicht perfekt laufen. Dieses hohe Maß an Automatisierung ermöglicht es einem kleinen Team, Auftragsvolumina zu verarbeiten, die normalerweise viel größere Mitarbeiterzahlen erfordern würden.
Dienstleister mit projektbasierter Abrechnung
Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen verwaltet komplexe, langfristige Kundenprojekte mit unterschiedlichen Abrechnungsvereinbarungen – einige sind Zeit und Material, andere sind Festpreis mit Meilenstein-Abrechnung, und einige kombinieren beide Ansätze. Mit Nuxbe erstellen sie Aufträge, die Projektumfang, Preise und Abrechnungsplan definieren. Während die Arbeit fortschreitet und Zeit im Zeiterfassungsmodul des Systems protokolliert wird, fließen diese Daten automatisch in das Auftragsmanagement-System und akkumulieren abrechenbare Beträge.
Wenn es Zeit für die Rechnungsstellung ist – ob monatlich, bei Meilensteinen oder Projektabschluss – generiert das System detaillierte Rechnungen, die durchgeführte Arbeiten, protokollierte Stunden nach Teammitglied und Aktivitätstyp, angefallene Ausgaben und Festpreiskomponenten zeigen. Kunden erhalten transparente, detaillierte Abrechnungen, die Vertrauen aufbauen und Zahlungsstreitigkeiten reduzieren. Die Integration mit Projektmanagement-Funktionen bedeutet, dass Projektmanager Abrechnungsstatus und ausstehende Forderungen sehen können, während sie Projektentscheidungen treffen, und sicherstellen, dass Profitabilität nicht zugunsten der Kundenzufriedenheit geopfert wird. Diese Transparenz ermöglicht proaktive Gespräche mit Kunden über Scope-Änderungen, bevor sie zu Budget-Überraschungen werden.
Technische Möglichkeiten
Das Auftragsmanagement-Modul basiert auf einer robusten architektonischen Grundlage, die hohe Transaktionsvolumina, komplexe Geschäftslogik und umfangreiche Anpassungen unterstützt. Das System verwendet ein modulares Design, bei dem jeder Dokumententyp (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) als eigenständige Entität mit eigenen Eigenschaften und Verhaltensweisen dargestellt wird, aber alle gemeinsame Basisfunktionalität teilen. Diese Architektur ermöglicht konsistentes Verhalten über Dokumententypen hinweg bei gleichzeitiger Ermöglichung dokumentenspezifischer Funktionen – beispielsweise können Angebote Ablaufdaten und Wahrscheinlichkeitsprognosen haben, die nicht auf Rechnungen zutreffen.
Zustandsmaschinenlogik regelt Dokumentenstatusübergänge und stellt sicher, dass Dokumente nur durch gültige Workflow-Zustände bewegt werden können. Dies verhindert ungültige Operationen wie die Umwandlung eines stornierten Angebots in einen Auftrag oder die Generierung einer Rechnung, bevor Waren als versendet bestätigt wurden. Das System pflegt vollständige Prüfpfade aller Statusübergänge, Dokumentenänderungen und Workflow-Aktionen und erstellt eine unveränderliche Historie, die Compliance-Anforderungen erfüllt und Streitbeilegung unterstützt. Fortgeschrittene Sperrmechanismen verhindern gleichzeitige Änderungen, die zu Dateninkonsistenzen führen könnten, selbst in stark frequentierten Umgebungen mit vielen gleichzeitig arbeitenden Benutzern.
Die Integrationsmöglichkeiten sind umfangreich, mit RESTful APIs, die externen Systemen ermöglichen, alle Dokumententypen zu erstellen, zu lesen, zu aktualisieren und abzufragen. Webhook-Unterstützung ermöglicht Echtzeit-Benachrichtigungen an externe Systeme, wenn Dokumente den Status ändern oder wichtige Ereignisse auftreten. Die PDF-Generierungs-Engine basiert auf moderner Template-Technologie, die komplexe Layouts, bedingten Inhalt und dynamische Datenbindung unterstützt. Für Unternehmen mit besonderen Anforderungen ist das Template-System vollständig zugänglich, was internen Entwicklern oder Implementierungspartnern ermöglicht, hochgradig angepasste Dokumentendesigns zu erstellen, während sie dennoch die Kern-Generierungs-Infrastruktur für Zuverlässigkeit und Leistung nutzen.
Optimieren Sie Ihren Verkaufsprozess
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