Nuxbe - Open Source ERP System

Transform Your Email Communication

E-Mail bleibt das Rückgrat der Geschäftskommunikation, doch ihre effektive Verwaltung neben anderen Geschäftsprozessen ist oft eine Herausforderung. Das Nuxbe E-Mail-Modul schließt diese Lücke, indem es E-Mail-Funktionalität direkt in Ihr ERP-System integriert und einen einheitlichen Kommunikations-Hub schafft, in dem E-Mails automatisch mit Kunden, Aufträgen, Tickets und Projekten verbunden werden. Anstatt ständig zwischen Ihrem E-Mail-Client und Geschäftssystemen zu wechseln, fließt alles nahtlos zusammen und bietet vollständigen Kontext für jede Kommunikation, sodass nichts durchs Raster fällt.

Was diese Integration so leistungsstark macht, ist ihre Intelligenz. Das System speichert E-Mails nicht nur – es versteht sie. Eingehende E-Mails werden automatisch analysiert, mit bestehenden Kontakten und Unternehmen abgeglichen, mit relevanten Aufträgen oder Tickets verknüpft und sogar auf handlungsrelevante Inhalte wie Rechnungsanhänge verarbeitet. Dieses kontextbezogene Bewusstsein bedeutet, dass Ihr Team bei der Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten immer das vollständige Bild sieht, was zu schnelleren Reaktionszeiten, besseren Entscheidungen und verbesserter Kundenzufriedenheit führt.

Über die grundlegende E-Mail-Verwaltung hinaus bietet das Modul anspruchsvolle Funktionen wie gemeinsame Team-Postfächer, E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Inhalten, automatisierte Workflows und umfassendes Tracking. Egal, ob Sie Kundenservice-Anfragen verwalten, Lieferantenrechnungen verarbeiten oder Projektkommunikation koordinieren – das E-Mail-Modul passt sich Ihren Workflows an und steigert die Produktivität in Ihrer gesamten Organisation. Es verwandelt E-Mail von einem separaten Kommunikationskanal in einen integralen Bestandteil Ihrer Geschäftsabläufe.

Key Features

Hauptfunktionen

Powerful tools designed to streamline your email communication

IMAP-Integration & Postfach-Synchronisation

Das E-Mail-Modul verbindet sich nahtlos über das standardmäßige IMAP-Protokoll mit Ihren bestehenden E-Mail-Konten und unterstützt alle gängigen E-Mail-Anbieter einschließlich Gmail, Outlook und jeden benutzerdefinierten E-Mail-Server. Nach der Konfiguration synchronisiert das System automatisch Ihre Postfächer, zieht neue Nachrichten in Echtzeit ein und erhält eine perfekte Synchronisation zwischen Nuxbe und Ihrem E-Mail-Server aufrecht. Diese bidirektionale Synchronisation bedeutet, dass über Nuxbe gesendete E-Mails im Gesendet-Ordner Ihres regulären E-Mail-Clients erscheinen und Nachrichten, die Sie von Ihrem Telefon oder Desktop-E-Mail-Client senden, innerhalb von Nuxbe sichtbar sind, was Konsistenz über alle Geräte und Schnittstellen hinweg gewährleistet.

Die Integration unterstützt mehrere Postfächer und ermöglicht es Ihnen, persönliche Postfächer, abteilungsweite Adressen wie support@ihrunternehmen.de und gemeinsame Team-Postfächer alle in derselben Oberfläche zu verwalten. Erweiterte Filter- und Ordnerzuordnung ermöglichen es Ihnen zu steuern, welche E-Mails in Nuxbe synchronisiert werden und wie sie organisiert werden. Für Unternehmen mit komplexen E-Mail-Strukturen handhabt das System verschachtelte Ordner, Labels und IMAP-Erweiterungen elegant. SSL/TLS-Verschlüsselung stellt sicher, dass alle E-Mail-Kommunikationen während der Übertragung sicher bleiben und Unternehmens-Sicherheitsanforderungen erfüllt werden, während der Komfort des integrierten Zugriffs erhalten bleibt.

Intelligente automatische Zuordnung & Kontextverknüpfung

Wenn E-Mails eintreffen, analysiert die intelligente Verarbeitungs-Engine von Nuxbe Absenderadressen, Betreffzeilen und Inhalte, um sie automatisch mit den entsprechenden Geschäftsdatensätzen zu verbinden. E-Mails von bekannten Kunden werden sofort mit ihren Kontakt- und Unternehmensdatensätzen verknüpft und erscheinen in ihrer Kommunikationshistorie ohne manuelle Ablage. Wenn eine E-Mail eine Auftragsnummer, einen Projektcode oder eine Ticket-ID erwähnt, erkennt das System diese Referenzen und erstellt automatische Zuordnungen, sodass Sie beim Betrachten eines Auftrags sofort alle zugehörigen E-Mail-Kommunikationen in chronologischem Kontext sehen.

Die Zuordnungslogik geht über einfaches Matching hinaus – sie ist programmierbar und kontextbezogen. Sie können Regeln definieren, die eingehende E-Mails automatisch bestimmten Teammitgliedern zuweisen, basierend auf Kriterien wie Absender-Domain, Betreff-Schlüsselwörtern oder Empfangszeitpunkt. Für Kundenservice-Szenarien können E-Mails automatische Ticket-Erstellung auslösen, wobei der E-Mail-Inhalt zur Ticket-Beschreibung wird, Anhänge erhalten bleiben und der Absender automatisch als Kundenkontakt verknüpft wird. Diese Automatisierung eliminiert das manuelle Sortieren und Ablegen, das traditionell erhebliche administrative Zeit verbraucht, und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf tatsächliche Kommunikation statt auf E-Mail-Organisation zu konzentrieren.

E-Mail-Vorlagen & Antwort-Automatisierung

Das effiziente Beantworten häufiger Anfragen erfordert Konsistenz und Geschwindigkeit. Das Vorlagensystem bietet eine Bibliothek vorgeschriebener E-Mail-Vorlagen für häufige Szenarien – Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen, Meeting-Anfragen oder Support-Antworten. Dies sind keine statischen Textblöcke, sondern dynamische Vorlagen, die Platzhalter für Kundennamen, Auftragsdetails, Produktinformationen oder andere Daten aus Ihrem ERP-System enthalten können. Beim Verfassen einer E-Mail füllt die Auswahl einer Vorlage diese automatisch mit kontextbezogenen Informationen aus dem zugehörigen Kunden, Auftrag oder Ticket aus und erstellt personalisierte Nachrichten in Sekunden.

Vorlagen unterstützen umfangreiche Formatierung, eingebettete Bilder und Dateianhänge und ermöglichen es Ihnen, professionelle Kommunikationen zu erstellen, die Markenkonsistenz aufrechterhalten. Die Vorlagenbibliothek ist nach Kategorien organisiert und kann sofort durchsucht werden, was es einfach macht, die richtige Vorlage für jede Situation zu finden. Für Organisationen mit mehrsprachigen Kunden können Vorlagen in mehreren Sprachen erstellt werden, wobei das System automatisch die entsprechende Sprache basierend auf Kundenpräferenzen auswählt. Die Versionskontrolle verfolgt Vorlagenänderungen im Laufe der Zeit und stellt sicher, dass Sie prüfen können, welche Kommunikationen gesendet wurden und wann Vorlagenmodifikationen vorgenommen wurden.

Umfassendes E-Mail-Tracking & Historie

Jede über Nuxbe gesendete oder empfangene E-Mail wird Teil einer permanenten, durchsuchbaren Kommunikationshistorie. Diese vollständige Zeitleiste bietet unschätzbaren Kontext für Kundeninteraktionen – wenn ein Kunde mit einer Frage anruft, kann jedes Teammitglied sofort die gesamte E-Mail-Konversationshistorie sehen, einschließlich wer was wann gesagt hat, und eliminiert die unangenehme Situation, Kunden bitten zu müssen, Informationen zu wiederholen, die sie bereits bereitgestellt haben. Das Tracking erstreckt sich auf E-Mail-Öffnungen und Link-Klicks und gibt Ihnen Einblick, welche Kommunikationen Kunden tatsächlich lesen und mit denen sie interagieren.

Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen es Ihnen, E-Mails anhand beliebiger Kriterien zu finden – Absender, Empfänger, Datumsbereich, Betreff-Schlüsselwörter, Anhangsnamen oder sogar Inhalte im E-Mail-Text. Alle E-Mails werden automatisch gesichert und archiviert und erfüllen Compliance-Anforderungen für Branchen, die Kommunikationen für regulatorische Zwecke aufbewahren müssen. Das System pflegt ursprüngliche E-Mail-Header und Metadaten und bewahrt vollständige forensische Informationen, die für rechtliche oder Compliance-Situationen wichtig sein können. Dieses umfassende Tracking verwandelt E-Mail von flüchtiger Kommunikation in ein wertvolles Geschäftsgut, das Entscheidungsfindung informiert und Ihre Organisation schützt.

Use Cases

Praxisbeispiele

Kundenservice-Team mit hohem E-Mail-Volumen

Ein wachsendes Softwareunternehmen erhält täglich Hunderte von Support-E-Mails über mehrere Support-Adressen. Vor der Implementierung des E-Mail-Moduls von Nuxbe kämpfte ihr Support-Team damit, dass E-Mails durchs Raster fielen, doppelte Antworten an denselben Kunden gingen und es keine Transparenz darüber gab, wer was bearbeitete. Mit dem integrierten E-Mail-System erstellt jede eingehende Support-E-Mail automatisch ein Ticket, weist es dem entsprechenden Teammitglied basierend auf Produktbereich oder Kundenstufe zu und stellt sicher, dass keine Nachricht unbeantwortet bleibt.

Die vollständige Kommunikationshistorie bedeutet, dass bei Kunden-Nachfragen jeder Support-Agent den gesamten Konversationsthread und Kontext aus dem ursprünglichen Ticket, früheren Bestellungen und zugehörigen Produktinformationen sehen kann, ohne den Kunden bitten zu müssen, sich zu wiederholen. E-Mail-Vorlagen für häufige Probleme ermöglichen schnellere Antworten bei gleichzeitiger Qualitäts- und Konsistenzerhaltung. Das Tracking-Dashboard zeigt, welche Tickets ausstehende E-Mail-Antworten haben und stellt sicher, dass SLAs eingehalten werden. Was einst chaotisches E-Mail-Management war, wird zu einem organisierten, effizienten Support-Betrieb, bei dem Kunden schnellere, besser informierte Hilfe erhalten.

Kreditorenbuchhaltung verarbeitet Lieferantenrechnungen

Ein Fertigungsunternehmen erhält monatlich Hunderte von Lieferantenrechnungen per E-Mail, was traditionell manuelles Herunterladen, Ablegen und Dateneingabe in ihr Buchhaltungssystem erforderte. Mit der E-Mail-Integration von Nuxbe werden Rechnungen, die als PDF-Anhänge eintreffen, automatisch erkannt, extrahiert und in das Kreditorenbuchhaltungsmodul verarbeitet. Das System erkennt, welcher Lieferant jede Rechnung basierend auf der Absenderadresse gesendet hat, gleicht sie mit bestehenden Lieferantendatensätzen ab und versucht sogar, Rechnungspositionen mit ausstehenden Bestellungen abzugleichen.

Buchhaltungsmitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn Rechnungen eintreffen, können die automatisch extrahierten Daten auf Richtigkeit überprüfen, bei Bedarf Korrekturen vornehmen und Rechnungen durch Genehmigungsworkflows leiten – alles ohne Nuxbe zu verlassen oder PDF-Dateien manuell zu handhaben. Der vollständige E-Mail-Thread, der mit jeder Rechnung verbunden ist, bleibt erhalten, sodass bei Fragen zu Rechnungsbedingungen, Lieferterminen oder Mengen die ursprüngliche Kommunikation sofort zugänglich ist. Was einst Stunden manueller Verarbeitung dauerte, geschieht jetzt weitgehend automatisch und befreit Buchhaltungsmitarbeiter, sich auf Analyse und Ausnahmebehandlung statt auf Dateneingabe zu konzentrieren.

Vertriebsteam koordiniert komplexe B2B-Deals

Eine B2B-Vertriebsorganisation verwaltet komplexe Deals mit mehreren Stakeholdern, langen Verhandlungszyklen und zahlreichen E-Mail-Austauschen. Das integrierte E-Mail-System stellt sicher, dass jede Kommunikation mit potenziellen Kunden automatisch mit der entsprechenden Opportunity im CRM verknüpft wird und eine vollständige Erzählung des Verkaufsprozesses erstellt. Wenn der primäre Vertriebsmitarbeiter nicht verfügbar ist und ein anderes Teammitglied einspringen muss, kann es die gesamte E-Mail-Historie überprüfen, um genau zu verstehen, wo die Verhandlungen stehen, was versprochen wurde und welche Bedenken der Interessent geäußert hat.

E-Mail-Vorlagen für Angebotsübermittlungen, Follow-up-Sequenzen und Vertragsverhandlungen sorgen für Konsistenz im gesamten Vertriebsteam und sparen gleichzeitig Zeit. Die Tracking-Fähigkeiten zeigen, welche Interessenten Angebots-E-Mails geöffnet und auf Preislinks geklickt haben, was wertvolle Signale über das Engagement-Level liefert, die das Follow-up-Timing und die Strategie informieren. Wenn Deals abgeschlossen werden und an Kundenerfolgs-Teams übergeben werden, überträgt sich die vollständige E-Mail-Historie nahtlos und stellt sicher, dass nichts bei der Übergabe verloren geht. Diese Integration verwandelt E-Mail von verstreuten Einzelkommunikationen in ein strategisches Verkaufsgut, das Konversionsraten und Kundenerfahrung verbessert.

Technical Excellence

Technische Möglichkeiten

IMAP/SMTP

Real-time Sync

Automation

Das E-Mail-Modul basiert auf Industriestandard-Protokollen, hauptsächlich IMAP für Mail-Abruf und SMTP für Versand, was Kompatibilität mit praktisch jeder E-Mail-Infrastruktur gewährleistet. Das System implementiert Connection-Pooling und intelligente Synchronisationsstrategien, um Serverlast zu minimieren und gleichzeitig Echtzeit-Reaktionsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Das E-Mail-Parsing handhabt komplexe MIME-Strukturen und verarbeitet korrekt mehrteilige Nachrichten, Inline-Bilder, verschiedene Anhangstypen und internationale Zeichenkodierungen. Das Modul respektiert E-Mail-Threading-Konventionen und bewahrt Konversationsstruktur und Antwort-Ketten für besseren Kontext und Lesbarkeit.

Sicherheit ist beim E-Mail-Handling von höchster Bedeutung. Alle Verbindungen verwenden TLS/SSL-Verschlüsselung, OAuth 2.0-Authentifizierung wird für Anbieter unterstützt, die dies erfordern, und gespeicherte E-Mails sind im Ruhezustand verschlüsselt. Das System implementiert umfassende Zugriffskontrollen und stellt sicher, dass Benutzer nur E-Mails sehen, auf die sie basierend auf Kundenzuweisungen, Teammitgliedschaft und Rollenberechtigungen zugreifen dürfen. Spam-Filterung und Malware-Scanning können mit Drittanbieterdiensten integriert werden und schützen Ihre Organisation vor E-Mail-basierten Bedrohungen. Für Compliance-intensive Branchen unterstützt das Modul Legal-Hold-Funktionalität und verhindert die Löschung von E-Mails, die Gegenstand von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen sind.

Die Architektur ist auf Skalierung und Performance ausgelegt. Asynchrone Verarbeitung stellt sicher, dass E-Mail-Synchronisation die Systemreaktion nicht beeinträchtigt, wobei Hintergrund-Worker Mail-Abruf und -Verarbeitung parallel handhaben. Das System kann Tausende von Postfächern und Millionen von E-Mails verwalten und gleichzeitig schnelle Such- und Abrufleistung durch optimierte Indizierung und Caching-Strategien aufrechterhalten. Webhooks und API-Endpunkte ermöglichen es externen Systemen, E-Mail-Versand auszulösen, E-Mail-Daten abzufragen oder Benachrichtigungen über eingehende Nachrichten zu erhalten und ermöglichen Integration mit Marketing-Automatisierungsplattformen, CRM-Systemen oder benutzerdefinierten Anwendungen. Diese technische Grundlage stellt sicher, dass das E-Mail-Modul sowohl als eigenständige E-Mail-Lösung als auch als zentraler Hub in einem größeren Kommunikations-Ökosystem dienen kann.

E-Mail-Integration & Management