Buchhaltung
Professionelle Kreditorenbuchhaltung mit Freigabeprozessen und Zahlungsabwicklung
KontaktComplete Financial Control
Die Kreditorenbuchhaltung ist das Rückgrat jeder Finanzabteilung, doch traditionelle Buchhaltungsprozesse sind häufig von manueller Dateneingabe, fragmentierten Freigabeprozessen und fehleranfälligen Arbeitsabläufen geprägt. Das Buchhaltungsmodul von Nuxbe transformiert diese kritischen Prozesse durch eine vollständig integrierte Plattform, die Rechnungsfreigabe, Kontenzuordnung, Zahlungsabwicklung und Compliance-Management nahtlos miteinander verbindet. Von dem Moment, in dem eine Eingangsrechnung im System eingeht, bis zur finalen Zahlung und Buchung, automatisiert und rationalisiert Nuxbe jeden Schritt, während gleichzeitig die notwendige Kontrolle und Prüfbarkeit gewährleistet wird, die moderne Unternehmen benötigen.
Was das Buchhaltungsmodul von Nuxbe auszeichnet, ist die intelligente Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Kontrolle. Das System kann Rechnungsdaten automatisch erfassen, Kontenzuordnungen vorschlagen und Zahlungen planen, während es gleichzeitig sicherstellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit in Freigabeprozesse eingebunden werden. Mehrstufige Genehmigungsworkflows können basierend auf Rechnungsbeträgen, Lieferanten, Kostenstellen oder anderen Kriterien konfiguriert werden, sodass die Buchhaltung die volle Kontrolle über Finanzprozesse behält, ohne zum Engpass zu werden. Flexible Freigabehierarchien passen sich an Ihre Organisationsstruktur an und ermöglichen unterschiedliche Genehmigungsketten für verschiedene Ausgabentypen.
Integration ist der Kern der Buchhaltungsfunktionalität von Nuxbe. Das Modul verbindet sich nahtlos mit Bankingsystemen über Standard-Dateiformate wie SEPA, MT940 und CAMT.053, ermöglicht den Export zu Steuerberatern in DATEV-kompatiblen Formaten und integriert sich mit bestehenden ERP-Systemen über umfassende APIs. Diese tiefe Integration bedeutet, dass die Buchhaltung eine zentrale Wahrheit für alle finanziellen Transaktionen wird, während Doppelerfassung eliminiert und Fehler reduziert werden. Ob Sie ein wachsendes KMU mit einfachen Buchhaltungsanforderungen sind oder ein großes Unternehmen mit komplexen Konzernstrukturen und mehreren juristischen Entitäten – das Buchhaltungsmodul von Nuxbe skaliert mit Ihrem Unternehmen.
Hauptfunktionen
Powerful accounting tools for complete financial management
Intelligente Rechnungsfreigabe-Workflows
Das Herzstück des Buchhaltungsmoduls ist ein hochflexibles Freigabesystem, das Rechnungen automatisch basierend auf konfigurierbaren Regeln an die richtigen Genehmiger leitet. Definieren Sie mehrstufige Freigabeprozesse, die sich an Rechnungsbeträgen, Lieferantenkategorien, Kostenstellen, Budgetverantwortung oder beliebigen benutzerdefinierten Kriterien orientieren. Das System unterstützt parallele und sequenzielle Genehmigungsketten, Ersatzgenehmiger während Abwesenheiten und automatische Eskalation bei überfälligen Freigaben. Jeder Freigabeschritt wird vollständig protokolliert, um eine lückenlose Prüfbarkeit zu gewährleisten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Genehmiger erhalten automatische Benachrichtigungen über ausstehende Rechnungen und können diese direkt in ihrem Dashboard oder per E-Mail freigeben oder ablehnen. Bei Ablehnung können Kommentare hinterlegt werden, die automatisch an den vorherigen Bearbeiter zurückgeleitet werden. Das System verhindert Zahlungen für nicht freigegebene Rechnungen und bietet Berichte über Freigabezeiten, Engpässe und Genehmigungsverhalten, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Für besonders dringende Fälle unterstützt das System Express-Freigaben mit entsprechenden Autorisierungen, während gleichzeitig die Einhaltung interner Kontrollen gewährleistet bleibt.
Automatisierte Zahlungsabwicklung
Zahlungsläufe können vollständig automatisiert oder halb-automatisch mit manueller Endfreigabe durchgeführt werden. Das System gruppiert fällige Rechnungen intelligent nach Zahlungsbedingungen, Skonto-Fristen und Liquiditätsplanung, um optimale Zahlungszeitpunkte zu identifizieren. Unterstützt werden alle gängigen Zahlungsmethoden und Bankformate, einschließlich SEPA-Überweisungen, SEPA-Lastschriften, internationale Zahlungen und Check-Druck. Für jeden Zahlungslauf werden Banking-Dateien generiert, die direkt in Ihre Banking-Software importiert werden können, oder alternativ über API-Schnittstellen zu modernen Banking-Plattformen übertragen werden.
Der Zahlungsprozess ist vollständig mit dem Liquiditätsmanagement integriert, sodass Sie jederzeit sehen können, welche Zahlungen in den kommenden Tagen und Wochen fällig sind und wie sich diese auf Ihre Liquiditätssituation auswirken. Das System kann Skonto-Möglichkeiten automatisch identifizieren und berechnen, ob die Inanspruchnahme des Skontos wirtschaftlich sinnvoll ist. Nach erfolgter Zahlung erfolgt automatischer Kontenabgleich mit importierten Bankauszügen, um offene Posten zu bereinigen und Zahlungseingänge zu verbuchen. Fehlgeschlagene Zahlungen werden markiert und können automatisch für den nächsten Zahlungslauf vorgemerkt werden.
Flexibler Kontenplan und Buchungsautomatik
Nuxbe bietet einen vollständig anpassbaren Kontenplan, der sich an Ihre Unternehmensstruktur, Ihre Branche und Ihre Berichtsanforderungen anpasst. Ob Sie nach HGB, IFRS oder anderen Rechnungslegungsstandards arbeiten – der Kontenplan kann entsprechend konfiguriert werden. Das System unterstützt Kontenrahmen wie SKR03, SKR04 oder vollständig individuelle Strukturen mit beliebiger Kontonummerierung und Hierarchietiefe. Kostenstellen, Profit-Center, Projekte und andere Dimensionen können als zusätzliche Buchungsdimensionen hinterlegt werden, um detaillierte Analyse und Berichterstattung zu ermöglichen.
Die automatische Kontenzuordnung nutzt maschinelles Lernen und regelbasierte Logik, um eingehende Rechnungen automatisch den richtigen Konten zuzuordnen. Das System lernt aus vergangenen Buchungen und schlägt Konten basierend auf Lieferant, Rechnungstext, Warengruppe und anderen Attributen vor. Buchungsvorlagen können für wiederkehrende Vorgänge hinterlegt werden, um die Erfassung zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden. Bei Unsicherheiten fordert das System menschliche Überprüfung an, während offensichtliche Zuordnungen vollautomatisch erfolgen können. Die Buchungslogik ist vollständig transparent und kann in Berichten nachvollzogen werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Wirtschaftsprüfern Einblick in die Systematik zu gewähren.
Steuerautomatik und Compliance
Die korrekte Behandlung von Umsatzsteuer, Vorsteuer und internationalen Steuerregeln ist komplex und fehleranfällig. Das Buchhaltungsmodul von Nuxbe automatisiert diese Prozesse durch intelligente Steuerlogik, die Steuersätze basierend auf Lieferantenland, Warengruppe, Leistungsort und anderen Faktoren automatisch bestimmt. Das System unterstützt alle gängigen Mehrwertsteuersysteme, einschließlich regulärer Umsatzsteuer, Reverse-Charge-Verfahren, innergemeinschaftlicher Erwerb, OSS-Verfahren und Differenzbesteuerung. Steuerberichte für Umsatzsteuervoranmeldungen werden automatisch generiert und können direkt an ELSTER oder andere Finanzbehörden-Schnittstellen übertragen werden.
Compliance geht über die reine Steuerberechnung hinaus. Das System gewährleistet die Einhaltung von GoBD-Anforderungen durch lückenlose Protokollierung aller Änderungen, unveränderbare Archivierung von Belegen und revisionssichere Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Digitale Rechnungen werden mit allen Metadaten gespeichert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wann eine Rechnung eingegangen ist, wer sie bearbeitet hat, welche Änderungen vorgenommen wurden und wann die Zahlung erfolgte. Diese Datenbasis ist nicht nur für interne Kontrolle wertvoll, sondern erfüllt auch alle Anforderungen von Betriebsprüfungen und Wirtschaftsprüfungen. Export-Funktionen ermöglichen die Übergabe von Buchungsdaten an Steuerberater in standardisierten Formaten wie DATEV-ASCII oder BMD-NTCS.
Praxisszenarien
Szenario: Lieferantenrechnung von der Erfassung bis zur Zahlung
Eine Eingangsrechnung erreicht die Buchhaltung per E-Mail, Scan oder manueller Erfassung. Das System extrahiert automatisch alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersätze und Lieferanteninformationen. Basierend auf Lieferant und Rechnungsinhalt schlägt das System automatisch Kontenzuordnung und Kostenstelle vor. Die Rechnung wird gemäß der konfigurierten Workflow-Regeln automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung geleitet, der die Daten verifiziert, bei Bedarf korrigiert und die Rechnung zur Freigabe weiterleitet.
Der konfigurierte Genehmiger erhält eine Benachrichtigung und kann die Rechnung direkt in seinem Dashboard einsehen, inklusive aller Anhänge und Buchungsdetails. Nach Freigabe plant das System die Zahlung basierend auf Fälligkeit und Skonto-Konditionen. Zum optimalen Zeitpunkt wird die Zahlung im nächsten Zahlungslauf aufgenommen, eine SEPA-Datei generiert und die Rechnung als bezahlt markiert. Der importierte Kontoauszug wird automatisch abgeglichen, die Buchung ist abgeschlossen und der Vorgang vollständig dokumentiert. Der gesamte Prozess – von Rechnungseingang bis zur finalen Verbuchung – erfolgt mit minimaler manueller Intervention, während volle Kontrolle und Prüfbarkeit gewährleistet bleiben.
Szenario: Mehrstufige Freigabe bei Großprojekt-Investition
Für eine größere Investition in ein Kundenprojekt geht eine Rechnung über einen sechsstelligen Betrag ein. Aufgrund der Höhe und des Projektbezugs greift ein mehrstufiger Freigabeprozess: Zunächst muss der Projektleiter die sachliche Richtigkeit bestätigen und prüfen, ob die Leistung entsprechend des Projektplans erbracht wurde. Anschließend prüft die Buchhaltung die formale Korrektheit der Rechnung, die Plausibilität der Steuersätze und die Kontenzuordnung. Da der Betrag einen definierten Schwellenwert überschreitet, ist zusätzlich die Freigabe durch die Geschäftsführung erforderlich, bevor die Zahlung ausgelöst werden kann.
Das System orchestriert diesen komplexen Freigabeprozess automatisch, leitet die Rechnung der Reihe nach an alle erforderlichen Genehmiger und informiert jeden Beteiligten über den aktuellen Status. Sollte einer der Genehmiger die Rechnung ablehnen oder Änderungen verlangen, wird die Rechnung automatisch an den vorherigen Bearbeiter zurückgeleitet mit einem Kommentar, der das Problem beschreibt. Nach erfolgreicher Freigabe durch alle Instanzen wird die Zahlung automatisch für den nächsten Zahlungslauf vorgemerkt. Der gesamte Genehmigungsverlauf ist jederzeit einsehbar und dient als Nachweis für die ordnungsgemäße Durchführung des internen Kontrollsystems, was besonders bei Audits und Wirtschaftsprüfungen von entscheidender Bedeutung ist.
Szenario: Monatsabschluss und Steuer-Reporting
Zum Monatsende steht die Umsatzsteuervoranmeldung an. Die Buchhaltung öffnet das entsprechende Reporting-Modul und generiert mit einem Klick die Umsatzsteuervoranmeldung für den abgelaufenen Monat. Das System hat während des gesamten Monats alle Eingangsrechnungen automatisch verbucht, Steuersätze korrekt zugeordnet und Vorsteuern erfasst. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch aus den gebuchten Transaktionen berechnet, aufgeteilt nach Steuersätzen, innergemeinschaftlichem Erwerb, Reverse-Charge-Sachverhalten und anderen relevanten Kategorien. Alle Positionen können bis auf die zugrunde liegenden Rechnungen aufgedrillert werden, um Plausibilität zu prüfen und Nachfragen zu beantworten.
Die fertige Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt als ELSTER-Datei exportiert und an das Finanzamt übermittelt werden, oder alternativ in einem standardisierten Format an den Steuerberater übergeben werden. Parallel dazu erstellt das System weitere Monatsabschlussberichte: Summen- und Saldenliste, Kontoblätter, Journale und eine Vorschau auf die voraussichtliche Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Diese Berichte dienen der internen Kontrolle, dem Management-Reporting und der Vorbereitung des Jahresabschlusses. Dank der durchgängigen Automatisierung ist der Monatsabschluss in Stunden statt Tagen erledigt, und die Buchhaltung kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Analyse, Planung und Beratung konzentrieren, statt repetitive Buchungsarbeiten durchzuführen.
Technische Details
Das Buchhaltungsmodul von Nuxbe basiert auf einer doppelten Buchhaltungsarchitektur mit vollständiger Unterstützung für Soll-Haben-Buchungen, automatischem Buchungsausgleich und flexibler Periodenabgrenzung. Die Datenbank-Architektur verwendet eine ereignisbasierte Buchungslogik, bei der jede Transaktion als unveränderlicher Event gespeichert wird, aus dem die aktuellen Salden und Buchungsstände jederzeit rekonstruiert werden können. Dieser Event-Sourcing-Ansatz gewährleistet nicht nur GoBD-konforme Revisionssicherheit, sondern ermöglicht auch zeitpunktbezogene Auswertungen und die Rekonstruktion historischer Zustände für Betriebsprüfungen oder interne Analysen. Die Buchhaltungs-Engine ist mandantenfähig und unterstützt mehrere juristische Entitäten mit getrennten oder konsolidierten Buchungskreisen innerhalb einer Instanz.
Die Integration mit Banking-Systemen erfolgt über standardisierte Formate wie MT940, CAMT.053 und SEPA XML, wobei Nuxbe sowohl Import von Kontoauszügen als auch Export von Zahlungsdateien unterstützt. Für moderne Banking-APIs bietet das System PSD2-konforme Schnittstellen, die Echtzeitabgleich und automatisierte Zahlungsauslösung ermöglichen. Die Steuerberechnung nutzt eine regelbasierte Engine, die länderspezifische Steuerlogik sauber von der Kernbuchungslogik trennt, sodass neue Steuerregime und internationale Erweiterungen ohne Änderung der Basisfunktionalität integriert werden können. Export-Schnittstellen zu Steuerberatern und Finanzbehörden unterstützen DATEV-ASCII-Format, BMD-NTCS, ELSTER XML und andere standardisierte Austauschformate.
Die Workflow-Engine für Rechnungsfreigaben arbeitet zustandsbasiert und unterstützt komplexe Genehmigungslogiken mit parallelen und sequenziellen Pfaden, bedingten Verzweigungen und zeitbasierten Eskalationen. Die Architektur ist ereignisgesteuert, sodass Freigabeschritte asynchron verarbeitet werden und E-Mail-Benachrichtigungen, Eskalationen und Statusupdates als Reaktion auf Zustandsänderungen automatisch ausgelöst werden. Performance-Optimierung erfolgt durch intelligentes Caching häufig abgerufener Daten wie Kontenpläne und Buchungsvorlagen, sowie durch asynchrone Verarbeitung rechenintensiver Operationen wie Steuerberechnungen und Report-Generierung. Die API-Architektur ermöglicht bidirektionale Integration mit ERP-Systemen, CRM-Plattformen und Business-Intelligence-Tools, wobei Webhooks Echtzeit-Benachrichtigungen über Buchungsereignisse an externe Systeme senden können. Diese technische Grundlage macht das Buchhaltungsmodul zu einer robusten, skalierbaren und zukunftssicheren Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Modernisieren Sie Ihre Buchhaltung
Sehen Sie, wie Nuxbe Ihre Finanzprozesse vereinfachen kann